MODEL DIAGNOSA ORGANISASI (6 Kotak Weisbord)

Usaha perubahan dalam setiap organisasi akan selalu dilakukan sepanjang usia organisasi tersebut. Dalam setiap organisasi, seseorang manajer atau pimpinan organisasi mempunyai masalah yang bisa dipecahkan melalui suatu pengembangan organisasi. Ada kalanya masalahnya agak kabur tetapi dapat dirasakan bahwa masalah tersebut timbul. Perasaan telah timbul suatu masalah di dalam organisasi tetapi sulit mendeteksi di mana letak dan wujud masalahnya merupakan hal yang seringkali terjadi di organisasi.

Pada suatu diagnosis yang tepat diperlukan cara berpikir yang rasional dan obyektif, bahkan sedapat mungkin bebas dari keterikatan emosional. Oleh karena itu setelah mengumpulkan informasi yang relevan dengan situasi yang dianggap berada pada kondisi ketidakseimbangan, data yang telah terkumpul dianalisis, apabila dilakukan dengan tepat, akan menghasilkan identifikasi wilayah permasalahan dan menemukan hubungan permasalahan dan menemukan kausal yang bersifat kritis.  Adapun Ciri-ciri utama Diangnosa adalah sebagai berikut :

1. Kesederhanaan: Informasi yang digali tidak rumit, dipresentasikan oleh konsultan kepada klien dengan cara yang mudah dicerna oleh klien
2. Kejelasan: konsultan harus mampu memilih dan menggunakan instrumen tolok ukur tentang apa yang terjadi dalam organisasi yang menyebabkan lahirnya ketidakseimbangan
3. Keterlibatan: multistakeholders mutlak perlu dilakukan Identifikasi faktor-faktor utama: gunakan kumpulan variabel utama tanpa distorsi atau rekayasa [key success factors]
4. Menyoroti faktor-faktor kritikal: critical factors analysis, tak terjebak pada faktor periferal Penumbuhan rasa urgensi: menghasilkan kesadaran perubahan memang penting dan perlu didukung oleh setiap pihak, untuk menghadapi berbagai tantangan organisasi

Dalam penelitian di Sekretariat Badan Pendidikan dan Pelatihan Provinsi jawa Tengah menggunakan kerangka berpikir Model Organisasi 6 kotak dari Marvin R Weisbord dalam mendiagnosis masalah. Model ini bermanfaat untuk membantu kita memahami dan menvisualisasikan kenyataan. Weisbord melukiskan modelnya sebagai suatu layar yang didalamnya terkandung pijaran yang mampu menangkap suatu gejalan tentang masalah atau isu baik atau buruk.    

Model ini merupakan cara tertentu untuk melihat struktur organisasi dan desain. Ini memberikan perhatian terhadap masalah-masalah seperti perencanaan, insentif dan manfaat, peran fungsi pendukung seperti personel, kompetisi internal antar unit organisasi, standar remunerasi, kemitraan, hierarki dan pelimpahan wewenang, pengendalian organisasi, akuntabilitas dan penilaian kinerja. Model ini juga mengikuti pendekatan 'sistem' dasar untuk fungsi organisasi termasuk masukan terkenal dan kategori 'output'.

Gambar Model 6 Kotak Weisbord

Dalam model Weisbord, suatu organisasi itu digambarkan mempunyai 6 kotak : tujuan, struktur, penghargaan, mekanisme tata kerja, tata hubungan, dan kepemimpinan. Menurut Weisbord, setiap kotak tersebut harus dilakukan diagnosa baik yang meliputi sistem formal maupun informalnya. Suatu aspek penting dari setiap diagnosa organisasi adalah menemukan kesenjangan antara dimensi formal dari suatu organisasi propertis informalnya. Dimensi formal misalnya, bagan organisasi-kotak struktur-, dan propertis informal misalnya, bagaimana otoritas yang sesungguhnya dijalankan.

Weisbord memberikan pertanyaan-pertanyaan kunci untuk mendiagnosa tiap kotak dari 6 kotak tersebut. Pertanyaan-pertanyaannya dirancang olehnya agar proses diagnosa mencapai sasarannya. Kalau dalam proses diagnosa tidak berhasil menjaring informal yang diperlukan maka berarti usaha perubahan, perbaikan, pengembangan, dan pembinaan organisasi akan mengalami kegagalan. Oleh karena itulah Weisbord merancang pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan tujuan akan mencapai keberhasilan yang maksimal. Adapun penjelasan 6 kotak sebagai berikut :

1.        Tujuan

Untuk mendiagnosa kotak Tujuan dua hal yang dianggap sangat penting, yakni (1) kejelasan tentang tujuan organisasi itu sendiri. Dalam hal ini yang dianggap penting adalah sampai dimana para anggota organisasi atau karyawan memahami secara jelas dan benar akan misi dan tujuan organisasinya.(2) persetujuan dengan tujuan tersebut. Dalam hal ini, dukungan dari para anggota atau karyawan untuk bertekad mencapai tujuan organisasi sangat diutamakan. Pertanyaan-pertanyaan yang dirancang oleh Weisbord tentang kotak tujuan ini berkisar pada dua hal yang utama di atas.

2.        Struktur

     Untuk mendiagnosa kotak Struktur, pertanyaan yang utama ialah menemukan jawaban tentang apakah ada keselarasan antara tujuan yang telah ditetapkan dengan kerangka struktur internal yang dibangun. Dengan kata lain, apakah struktur internal yang telah dibangun tersebut benar-benar melayani tujuan organisasi. Jika struktur organisasi tidak sesuai dengan tujuannya, ini berarti antara struktur dan tujuan tidak selaras. Dengan demikian pusat perhatian diagnosa kotak struktur pada keselarasan keduannya.

3.    Tata Hubungan

 Tiga hal yang dianggap penting untuk mendiagnosa kotak Tata Hubungan, antara lain : (1) Tata hubungan antara individu dalam organisasi, (2) Tata hubungan antara unit-unit organisasi yang berbeda tugas kegiatannya, (3) Tata hubungan antara orang-orang dengan sifat dan keharusan yang diminta oleh pekerjaannya. Dalam tata hubungan ini juga menekankan untuk mendiagnosa seberapa jauh saling ketergantungan (interdepedency), kualitas tata hubungannya, dan arus konflik dalam organisasi tersebut.

4.    Penghargaan

      Pijaran diagnosa untuk kotak Penghargaan (rewards), untuk memberikan perhatian kepada persamaan dan perbedaan antara apa yang sebenarnya dirasakan oleh karyawannya. Dalam hal ini, apakah sistem penghargaan tentang kompensasi, gaji, sistem insentif, dan bentuk penghargaan lainnya yang telah diberikan oleh organisasi dirasakan oleh karyawannya sebagai penghargaan atau hukuman.

5.    Kepemimpinan

     Untuk kotak kepemimpinan di letakkan di tengah-tengah layar oleh Weisbord. Karena tugas utama seorang pimpinan itu melihat pijaran di antara kotak-kotak lainnya di dalam model tersebut. Selain itu seorang pimpinan itu harus mampu menjaga keseimbangan di antara kotak-kotak tersebut. Proses diagnosanya diarahkan kepada seberapa jauh seorang pemimpin itu (1) merumuskan tujuan organisasinya, (2) mengejawantahkan tujuan tersebut, dalam program-programnya, (3) mempertahankan integritas organisasinya, (4) memelihara peraturan dan apresiasinya terhadap konflik yang timbul.

6.    Mekanisme Tata Kerja (Metode Kerja)

     Kotak terakhir yakni kotak Mekanisme Tata Kerja. Weisbord mengartikan mekanisme tata kerja ini sebagai suatu hal yang dapat memperekat dan mengikat organisasi untuk berbuat lebih dari sekedar koleksi individu-individu yang berbeda kebutuhannya satu sama lain. Dengan demikian Mekanisme Tata kerja ini merupakan suatu proses yang harus ada bagi setiap organisasi untuk terus hidup. Proses perencanaan, pengendalian, penganggaran merupakan mekanisme tata kerja yang sangat membantu para karyawan organisasi untuk memperoleh dan melaksanakan tugas pekerjaan secara respektif yang sesuai dengan tujuan organisasi.